Nếu các tài liệu word cùng chung một chủ đề nhưng đang thuộc các file khác nhau thì bạn có thể sử dụng cách thức này để gộp nhiều file word thành 1 file duy nhất hoàn toàn nhanh chóng.
Khi làm việc với tài liệu word đôi khi bạn có những lúc cần có thể ghép lại file word để thống nhất. Nếu thực hiện một cách thủ công thì khá mất thời gian trên word. Với thủ thuật sau đây giúp bạn có thể kết nối dữ liệu file word thành một file không tốn thời gian của bạn. Ở bài viết này Ezlasso.com sẽ giúp bạn ghép nhiều file văn bản thành 1 file Word trong word 2016 ,2010, 2007, 2003.
Ghép văn bản thành 1 file word trên word 2010, 2007, 2003,…
Lưu ý: bạn nên để tất cả file word vào một thư mục trên máy tính nhé.
Bước 1: Bạn hãy mở file word văn bản đặt làm nội dung đầu tiên để ghép. Hoặc bạn có thể mở một trang word trắng không cần chứa nội dung
Bước 2: Sau đó bạn hãy di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần ghép văn bản word. Tiếp tới bạn chọn tab Insert trên thanh công cụ
Bạn hãy chọn công cụ Object và chọn Text from file…
Bước 3: Bạn sẽ nhận được một cửa sổ insert File bạn chỉ việc chọn các file cần ghép vào văn bản word. Bạn có thể giữ ctrl + nhấp chuột vào file word bạn cần thêm vào và chọn Insert.
Lưu ý: Bạn nên chọn từng file theo thứ tự để tránh trường hợp file ghép xong lại mang nội dung lộn xộn không đúng thứ tự.
Ngay lập tức bạn sẽ thấy nội dung ở file word đã được ghép vô một file word duy nhất
Ở vài trường hợp hi hữu Word 2003 khi click vào Insert rồi bạn hãy chọn tiếp vào file để thêm file văn bản bạn cần ghép
Như thế là bạn đã có thể ghép được nhiều file word thành 1 file duy nhất cho word 2010 trở xuống rồi nhé. Sau khi ghép xong bạn có thể chỉnh font chữ hay màu chữ theo đúng nhu cầu
Xem thêm các thủ thuật word:
- Cách chèn chữ ký tay vào word – tách nền dễ dàng
- Cách dùng Track Changes trong Word mới nhất
- Hướng dẫn cách tạo khung viền đẹp trong Word đơn giản nhất
Cách ghép các văn bản thành 1 file word trong word 2016
Như đã nói ở trên dù Microsoft Office Word đã thực hiện tính năng nhiều người cộng tác trên 1 file tài liệu thông qua ứng dụng Office 365 nhưng đôi khi bạn cần hợp nhất nhiều file tài liệu word với nhau nhé.
Tất nhiên bạn chỉ cần sao chép và dán nội dung các file word lại với nhau nhưng như thế rất tốn thời gian và ra được kết quả cũng không mong muốn. Vậy trên word 2016 vẫn cung cấp vài tính năng kết hợp tài liệu lại với nhau.
Bạn có thể sử dụng 4 phương pháp sau để có thể ghép các văn bản thành 1 file word duy nhất.
- Hợp nhất hai phiên bản cùng một tài liệu
- Hợp nhất nhiều phiên bản của một tài liệu
- Hợp nhất nhận xét và định dạng cùng nhiều bổ sung khác
- Hợp nhất văn bản của nhiều tài liệu lại với nhau
Nếu bạn có 2 file bạn hơi khác nhau nhưng cùng tài liệu việc thay đổi nhỏ giữa 2 phiên bản thật cũng không thể cản lại bạn được. Word cung cấp cho bạn một cách để có thể so sánh được sự khác biệt giữa hai phiên bản và sau đó hợp nhất chúng với nhau
So sánh hai phiên bản word
Trước khi bạn hợp nhất những phiên bản word bạn có thể so sanh điểm khác biệt giữa hai file với nhau. Sau cùng bạn có thể quyết định có kết hợp chúng với nhau hay không. Ví dụ như sau đây:
Phiên bản mới
Phiên bản cũ
Để bắt đầu bạn hãy mở ra tài liệu một phiên bản bất kỳ và đi tới mục Review => Compare => Compare. Nếu bạn chọn Compare Documents không khả dụng tài liệu của bạn có thể đã được cài lên tính năng bảo vệ. Để có thể loại tính năng này bạn hãy chuyển tới mục File => Info => Protect Document và xoá đi những hạn chế.
Trong cửa sổ mới bạn hãy điền vào hộp thoại Original Document một file và hộp thoại Revised Document với file đã được sửa đổi xong nhé. Bạn có thể thêm một nhãn tùy chỉnh vào các thay đổi để dễ nhận biết nha
Word sẽ tự động mở ra một tài liệu mới với các sửa đổi được hiển thị trong phần cột bên trái của file (1) và phần so sánh được hiển thị trên bảng điều khiển trung tâm (2) và bản trước sau đều hiện ở cột bên phải (3) bạn có thể ẩn tài liệu nguồn bằng cách chọn Compare => Show Source Documents => Hide Source Documents
Cách hợp nhất hai phiên bản word
Bây giờ mọi sự khác biệt giữa 2 văn bản được hiển thị gọn gàng trong một file duy nhất nhưng không phải là một đống hỗn độn. Làm sao để bạn có thể xác định được những thay đổi bạn muốn giữ hay loại bỏ
Bạn đề có 2 lựa chọn để thao tác thủ công trên tài liệu và chỉnh sửa từng thay đổi ý thích. Chỉnh sửa tài liệu theo cách này chỉ thích hợp dành cho dữ liệu ngắn. Nếu bạn đang làm việc ở một tài liệu dài chẳng hạn như sách cũng có thể bị lỗi bỏ qua
Một phương pháp hiệu quả hơn là sử dụng những danh sacsh có khả năng sử đổi cột ở phía bên trai. Bạn có thể đồng ý chấp nhận hết vào việc chọn Accept hay chọn từ chối là Reject. Bạn có thể nhấp nháy chuột vào văn bản mình chọn sửa đổi được liên kết tương ứng word sẽ tự động cập nhập lên những văn bản trong tài liệu làm việc.
Ở hình dưới bạn có thể thấy tác giả bỏ qua các thay đổi số lượng văn bản sửa đổi hiện lên đều hiển thị là 0. Sau khi thực hiện xong bạn hãy lưu tài liệu theo cách thông thường Ctrl + S nhé.
Hợp nhất nhiều phiên bản cùng một tài liệu
So sánh cùng sát nhập 2 phiên bản của một tài liệu thì đã được giải quyết rồi. Nhưng với nhiều tài liệu thì phải làm sao?
Để thực hiện bạn hãy mở tài liệu góc và đi đến phần Review => Compare lần này bạn hãy chọn COmbine ngay nhé.
Đặt tài liệu đầu tiên bạn cần hợp nhất vào trường Revised document và chọn cho các thay đổi nhãn sau đó bạn hãy chọn OK
Khi bạn có tài liệu đã được kết hợp bạn hãy đi tới phần Review => Compare => Combine đặt file mới được kết hợp trong trường Original Version và thêm tài liệu tiếp theo vào trường Revised version. Tiếp tục quy trình đó cho tới khi nào đủ bảng cần cung cấp, và mỗi bảng là 1 tài liệu nhé
Khi bạn hoàn tất bạn sẽ có một tài liệu là sự kết hợp cho thấy được sự thay đổi trên mỗi phiên bản khác nhau. Tương tự như ở 2 tài liệu bạn hãy nhấn từng accept hoặc Reject để tạo ra phiên bản cuối cùng cho bạn.
Hợp nhất nhận xét, định dạng và nhiều mục khác.
Việc hợp nhất các tài liệu mở rộng hơn giúp bạn có thể thay đổi với mọi văn bản. Bạn muốn hợp nhất giữa phần nhận xét và định dạng những mục header hay footer và nhiều nhiều hơn nữa. Word đã làm cho phần này đơn giản hơn. Phương pháp này giúp bạn có thể so sánh và kết hợp các dữ liệu với nhau khi bạn điều hướng đến Review => Compare => Compare và nhấn vào More >> nhé
Lúc này bạn sẽ thấy 1 danh sách được hiện lên bạn hãy tích chọn những mục cần so sánh và hợp nhất sau đó thêm văn bản để hợp nhất thôi nhé.
Hợp nhất văn bản của nhiều tài liệu khác nhau
Đầu tiên bạn hãy mở tài liệu và chọn tab Insert=> object => text from file tìm tài liệu hợp nhất.
Văn bản sẽ được chèn vào bất cứ nơi nào mà con trỏ chuột được đặt vì thế bạn hãy đảm bảo văn bản ở vị trí muốn trước khi tiếp tục nhé. WOrd sẽ giữ lại tất cả các định dạng gốc của văn bản
Như thế là bạn đã có thể gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất rồi nhé. Hi vọng với bài viết này đã giúp ích cho các bạn trong quá trình sử dụng word nhé, chúc các bạn thành công
